با قابلیت «آرشیو» حسابفا، اسناد مالی خود را هوشمندانه مدیریت کنید. شما میتوانید تمامی قراردادها، رسیدها و مدارک مرتبط را مستقیماً به فاکتورها، تعاریف (مثل اشخاص، بانکها و...) و انواع تراکنشهای خود پیوست کنید تا بایگانیتان کاملاً یکپارچه، امن و همیشه در دسترس باشد. با این ابزار، فرآیند نگهداری اسناد را بدون نیاز به کاغذبازی و بایگانیهای سنتی، با بالاترین سرعت و دقت سازماندهی کنید.
آرشیو حسابفا بهعنوان یک فضای ذخیرهسازی امن و کارآمد، بستری یکپارچه را فراهم میکند تا کاربران بتوانند تمامی مستندات کسبوکار خود، از انواع تصاویر و عکسها گرفته تا فایلهای صوتی، ویدئویی و سایر مدارک مهم را به نرمافزار پیوست کنند. این قابلیت به کاربران امکان میدهد فایلهای مرتبط را به تعاریف مختلف مانند کالاها، خدمات و حسابهای بانکی و همچنین به رسیدهایی نظیر فاکتورها، حوالههای انبار، اسناد دریافت و پرداخت، هزینهها و سایر اسناد مالی در حسابفا متصل کنند. علاوه بر این، حسابفا از طیف گستردهای از فرمتهای فایل پشتیبانی میکند؛ از فرمتهای رایج تصویری و ویدئویی مانند JPG، PNG و MP4 گرفته تا فایلهای اداری و آرشیوی مانند Excel، Word، ZIP، PDF، RAR، DOC و MP3. به این ترتیب هنگام رسیدگی مالی، حسابرسی یا پیگیری سوابق مشتریان و تأمینکنندگان، تمام اطلاعات لازم در یک محل در دسترس خواهد بود.
از مزیتهای اصلی سیستم آرشیو در حسابفا، دستهبندی منظم و دسترسی سریع به مدارک است. تمامی مستنداتی که در حسابفا آرشیو میکنید، بهصورت طبقهبندیشده و تفکیکشده ذخیره میشوند تا بتوانید در هر زمان آنها را بهراحتی مشاهده یا دانلود کنید. در نتیجه برای پیدا کردن یک مدرک نیازی به جستوجوی دستی در پوشهها یا زونکنهای متعدد ندارید. کافی است سند، فاکتور یا رسید مورد نظر را در نرمافزار پیدا کنید تا تمام فایلهای مرتبط با آن بلافاصله در دسترس شما قرار گیرد. این ویژگی بهویژه در زمان حسابرسی، بررسی سوابق مالی، پاسخ به مشتریان یا پیگیری اسناد قدیمی، سرعت عمل تیم مالی را به شکل محسوسی افزایش میدهد.
در بسیاری از کسبوکارها، اسناد مالی تنها توسط یک نفر استفاده نمیشوند و ممکن است همزمان بخش حسابداری، مدیریت، انبار یا واحد فروش به برخی مدارک نیاز داشته باشند. در بایگانی فیزیکی، این موضوع معمولاً باعث اتلاف وقت، جابهجایی مداوم پروندهها یا حتی مفقود شدن اسناد میشود. در حسابفا، کاربران مجاز میتوانند بهصورت همزمان به اسناد آرشیوشده دسترسی داشته باشند. این موضوع همکاری بین اعضای تیم را سادهتر میکند و باعث میشود فرآیند رسیدگی، بررسی و پیگیری اسناد بدون معطلی انجام شود. به این ترتیب، آرشیو اسناد از یک محل نگهداری منفعل به ابزاری فعال برای تسریع کار تیم مالی تبدیل میشود.
مزایای استفاده از
- دسترسی فوری و آسان به تمامی اسناد و مدارک مالی
- حذف ریسک مفقودی، آسیبدیدگی یا نابودی مدارک
- کاهش چشمگیر هزینههای چاپ، بایگانی و فضای فیزیکی
- دسترسی همزمان و امن کاربران به اسناد
- پاسخگویی سریع و دقیق در زمان حسابرسی و رسیدگیهای مالیاتی
کاربردی
فرض کنید یک فاکتور فروش صادر کردهاید و تصویر چک دریافتی و بارنامه حمل را باید در کنار آن فاکتور نگه دارید. در حسابفا میتوانید هر سه فایل را به فاکتور مربوطه پیوست کنید. شش ماه بعد، زمانی که نیاز به ارائه اسناد به حسابرس دارید، با جستوجوی شماره فاکتور، تمام اسناد مرتبط در چند ثانیه در دسترس شما خواهد بود.
