کالاها و خدمات در نرم‌افزار حسابداری آنلاین حسابفا

تعریف کالا

برای تعریف کالا از منوی کالاها و خدمات > گزینۀ کالای جدید را انتخاب کنید.

در صفحۀ مشخصات کالا، چهار سربرگ را می‌بینید:
در سربرگ فروش، می‌توانید قیمت خرید و فروش و توضیحات آنها را بنویسید. با گزینۀ نیز امکان ثبت چند سطح قیمت فروش (مانند قیمت فروش عمده، قیمت خرده‌فروشی، قیمت ارزی و غیره) برای کالاها وجود دارد.
نام کالا به‌صورت پیش‌فرض در بخش توضیحات خرید و فروش جایگزین می‌شود. برای ویرایش نام کالا با استفاده از گزینۀ می‌توانید توضیحات خرید و فروش را به‌روز رسانی کنید.
اگر کالای شما بیشتر از یک واحد برای خرید یا فروش دارد، در سربرگ عمومی می‌توانید تعریف واحد اصلی، واحد فرعی و ضریب تبدیل آنها را انجام دهید.

در سربرگ موجودی کالا، شما می‌توانید کنترل موجودی را فعال کنید. این گزینه برای انبارداری کارآمد است. اگر گزینۀ کنترل موجود را غیرفعال کنید، کالای انتخابی شما در تمامی گزارش‌ها به‌عنوان خدمت در نظر گرفته می‌شود.
نقطۀ سفارش به معنی حداقل موجودی کالا در انبار است که سیستم حسابفا آن را بررسی و زمان سفارش مجدد را به شما اعلام می‌کند. همچنین برای هر کالا، تعیین حداقل مقدار سفارش و مدت زمان لازم برای رسیدن موجودی جدید (زمان انتظار) ممکن است.
توجه داشته باشید که گزینه‌های نقطۀ سفارش، حداقل سفارش و زمان انتظار فقط برای اطلاع‌رسانی در کسب و کار شما هستند و هیچگونه تأثیری در محاسبات مالی و موجودی‌ها ندارند.

کاربرد سربرگ مالیات برای زمان‌هایی است که می‌خواهید مالیات را برای کالاهای خود در نظر بگیرید و گزارش مالیات را برای ادارۀ دارایی بفرستید (باید درصد و نوع مالیات را مشخص کنید) یا اینکه لازم است که فاکتور خود را به سامانۀ مودیان تحویل دهید (باید واحد مالیاتی و کد مالیاتی کالا را تعیین کنید).

پس از ثبت کالا می‌توانید با گزینه‌های بالای صفحه، سمت چپ، ثبت کالای جدید ، بررسی تاریخچه کالا (آیکون تاریخچه)، کپی اطلاعات کالای ثبت شده در صفحه جدید ،آرشیو تمامی فایل‌های مربوط به کالا با و ثبت یادداشت خصوصی یا عمومی با را انجام دهید.

تعریف خدمات

برای تعریف خدمات از منوی کالاها و خدمات، گزینۀ خدمات جدید را انتخاب کنید.

موجودی کالا

موجودی کالا را با سه روش می‌توانید افزایش دهید:

1. ثبت موجودی اول دورۀ کالا
2. ثبت فاکتور خرید برای کالا
3. ثبت فاکتور برگشت از فروش برای کالا

در سیستم حسابفا، ثبت موجودی اول دورۀ کالاهای خود را می‌توانید از دو راه انجام دهید:

1. واردسازی تک تک کالاها در صفحۀ حساب‌های اول دوره (از این مسیر: منو حسابداری> تراز افتتاحیه> موجودی کالا).
2. وارد کردن گروهی موجودی اول دوره با فایل اکسل (از این مسیر: منو کالاها و خدمات> لیست> ورود از اکسل).

شما می‌توانید اطلاعات کالا/خدمات خود را به‌صورت گروهی از فایل اکسل به حسابفا وارد کنید. برای این کار، با استفاده از گزینۀ بیشتر در بالا و سمت چپ، گزینۀ ورود اطلاعات از اکسل را بزنید. نکته‌های مهم را در صفحۀ باز شده بخوانید، فایل نمونه را دانلود کنید و سپس داده‌های خود را بر اساس قالب وارد سازید. در نهایت فایل کامل شده را انتخاب کنید و به سیستم بفرستید.

ورود اطلاعات کالاها و خدمات از اکسل در زمان شما صرفه‌جویی می‌کند. شما می‌توانید از سیستم حسابداری پیشین خود، خروجی اکسل از اطلاعات کالاها و خدمات را بگیرید و تمامی اطلاعات خود را به‌شکل یکجا در فایل نمونۀ اکسل حسابفا کپی کنید. اگر هم اطلاعات کالاها و خدمات خود را از قبل در یک فایل اکسل ذخیره کرده‌اید، به‌راحتی و به‌سرعت می‌توانید این اطلاعات را از اکسل به حسابفا وارد سازید.

لیست کالاها و خدمات

برای لیست کالاها و خدمات خود از این مسیر در نرم افزار حسابفا بروید: منو کالاها و خدمات> لیست. در صفحۀ باز شده می‌توانید مشخصات کالا/خدمات و میزان موجودی آنها را ببینید.

اگر روی عنوان ستون‌ها کلیک کنید، امکان مرتب‌سازی لیست هر ستون به‌شکل صعودی یا نزولی وجود دارد. اگر نیاز به جستجو در هر ستون را داشتید، از سلول ذره‌بین‌دار ( ) بهره ببرید. برای شخصی‌سازی ستون‌های جدول، روی بخش‌های گوناگون جدول کلیک راست و سپس Drag & Drop کنید.

با کلیک روی گزینۀ بیشتر () خروجی فایل اکسل را می‌توانید دریافت کنید. این فایل خروجی اکسل، تمامی اطلاعات کالا/خدمات شما در سیستم حسابفا را درون خود خواهد داشت.

با ویژگی ورودی و خروجی اکسل در حسابفا، شما می‌توانید ویرایش اطلاعات کالا/خدمات خود را به‌جای تک تک، به‌صورت دسته‌جمعی با مرورگر انجام دهید. سیستم حسابفا با کد هر کالا/خدمات تشخیص می‌دهد که آن کالا/خدمات از پیش وجود دارد و ویرایش ممکن است. اما اگر از قبل در سیستم وارد نشده باشد، حسابفا کالا/خدمات جدیدی را ثبت و ذخیره می‌کند.

بخشی به ‌نام «به‌روز رسانی لیست قیمت» در منو وجود دارد که با آن می‌توانید قیمت فروش یک یا چند کالا/خدمات را همزمان و به‌شکل درصدی یا مبلغی تغییر دهید و تا ۵ رقم آخر مبلغ را با سیستم گرد کنید. امکان چاپ لیست کالاها و خدمات نیز در هر زمان دلخواه وجود دارد.

اگر برای کالاهای خود بارکد تعریف کرده‌اید، از بخش بیشتر و انتخاب گزینۀ چاپ بارکد و پس از انجام تنظیمات مورد نظرتان می‌توانید برچسب بارکد کالاها را چاپ کنید.

از لیست کالاها و خدمات، امکان انتخاب هر یک از آنها و انجام ویرایش با آیکون وجود دارد. اگر لازم است که کالا یا خدماتی را دوباره با همان مشخصات ثبت کنید، پس از انتخاب گزینۀ ، دکمۀ کپی را بزنید.

محاسبۀ بهای تمام شدۀ کالا

برای محاسبه بهای تمام شدۀ کالای فروخته شده، ردیف کالا و سپس گزینۀ بهای تمام شدۀ کالای فروخته شده را انتخاب کنید. بهای تمام شدۀ کالای به فروش رفته، بر مبنای روش ارزیابی انبار انتخابی شما ( fifo، lifo یا میانگین موزون) محاسبه خواهد شد.

برای مشاهده یا حذف گروهی کالاهای تعریف شده در سیستم حسابفا که تراکنشی برای آنها ثبت نشده، از منو گزینۀ «بدون تراکنش» را انتخاب کنید.