تنظیمات مالی و فرم ساز در نرم افزار حسابداری آنلاین حسابفا

در تنظیمات می‌توانید اطلاعات بخش‌های مختلف کسب‌وکارتان را تعریف یا ویرایش کنید.

منو تنظیمات > پروژه‌ها برای تعریف پروژه‌ است.

به‌وسیله منو تنظیمات > اطلاعات کسب‌وکار امکان ویرایش و تکمیل اطلاعات کسب‌وکار خود را خواهید داشت.

از منو تنظیمات > تنظیمات مالی به تنظیمات مالی کسب‌وکارتان دسترسی خواهید داشت. تنظیمات در هشت سربرگ اطلاعات مالی، اطلاعات سال مالی، فاکتور، به روز رسانی اطلاعات، حساب های پیش فرض ، سایر ، api و سامانه مودیان دسته‌بندی‌شده است.

تنظیمات فاکتور

• به روز رسانی خودکار قیمت فروش پس از ذخیره فاکتور فروش:
  درصورتیکه تمایل دارید قیمت فروش کالا ها و خدمات با ذخیره فاکتور فروش جدید ، بروزرسانی شود این گزینه را فعال کنید .
• به روز رسانی خودکار قیمت خرید پس از ذخیره فاکتور خرید:
  درصورتیکه تمایل دارید قیمت فروش کالا ها و خدمات با ذخیره فاکتور خرید جدید ، بروزرسانی شود این گزینه را فعال کنید .
• عدم نمایش کالاهایی با موجودی صفر یا منفی در فاکتور فروش:
  درصورتیکه این گزینه رو فعال کنید ، کالاهایی که موجودی ندارد یا موجودی منفی دارند در فاکتور فروش نمایش داده نمیشوند.
• اجازه ثبت ردیف تکراری در فاکتور:
  اگر میخواهید در فاکتور یک کالا را در چندین ردیف جداگانه انتخاب کنید گزینه اجازه ثبت ردیف تکراری در فاکتور را فعال کنید.
• جدا سازی شماره فاکتور های موقت و دائم:
  با فعال کردن این گزینه ، شماره فاکتورها(دائم) و پیش فاکتورها (موقت ) بصورت مجزا ثبت میشوند.
• غیر فعال کردن مالیات در فاکتور:
  اگر این گزینه را فعال کنید ، مالیات در فاکتور ها غیر فعال خواهد شد.
• اجازه ثبت فاکتور در صورت کمبود اعتبار مالی:
  درصورتی که این گزینه را روی حالت بله قرار دهید، اگر مبلغ فاکتور بیش از اعتبار مالی ثبت شده برای مشتری باشد، یک اخطار نمایش داده می‌شود و سپس فاکتور ذخیره خواهد شد. اما در صورتی که این گزینه غیرفعال باشد فاکتور مذکور ذخیره نمی شود.
• نمایش هشدار کمتر بودن قیمت فروش نسبت به قیمت خرید:
  با فعال کردن این گزینه درصورتی که مبلغ فاکتور فروش بیش از بهای تمام شده کالا باشد، قبل از ثبت فاکتور فروش، پیام هشدار را نمایش خواهد داد.
• نمایش پیام به روز رسانی قیمت فروش پس از ثبت فاکتور خرید::
  با فعال کردن این گزینه، پس از ثبت فاکتور خرید پیامی به شما نمایش داده خواهد شد که با تایید آن به صفحه بروز رسانی قیمت هدایت خواهید شد.
• نمایش سود در فاکتور:
  با فعال کردن این گزینه ، در هر فاکتور سود را مشاهده خواهید کرد.
• شخص پیش فرض:
  با انتخاب شخص در این فیلد، این شخص بطور پیش فرض به عنوان مشتری فاکتور مشخص خواهد شد.
• فعالسازی شماره سریال:
  ثبت شماره سریال برای کالاها در بسیاری از کسب وکار ها برای شناسایی بهتر کالاها مرسوم است.
  در حسابفا می‌توانید امکان ثبت شماره سریال در فاکتور را فعال و از وضعیت کالا با کمک شماره سریال آنها گزارش تهیه کنید.
  به منظور ثبت شماره سریال ابتدا به منو تنظیمات > تنظیمات مالی > سربرگ فاکتور بروید و گزینه فعالسازی شماره سریال را روی حالت بله قرار دهید و مشخص کنید که هنگام چاپ فاکتور، شماره سریال در ستون توضیحات و یا در ستون شرح درج شود. در آخر دکمه ذخیره را بزنید تا تغییرات اعمال شود.
  ثبت شماره سریال در تراز افتتاحیه، فاکتور خرید و فاکتور برگشت از فروش امکان پذیر است.
  برای ثبت شماره سریال در ترازافتتاحیه، از منو حسابداری > تراز افتتاحیه > آیتم موجودی کالا را انتخاب کنید. بعد از انتخاب کالا ها از لیست روی دکمه # کلیک کرده و شماره سریال آن را ثبت نمایید.
  
  
  
  برای ثبت شماره سریال در فاکتور خرید نیز بعد از انتخاب کالا در فاکتور، در ستون شرح روی دکمه # کلیک کرده و شماره سریال کالا را ثبت کنید به ازای تعداد شماره سریال هایی که ثبت می‌کنید تعداد کالا در فاکتور افزایش پیدا می‌کند.
  
  
  
  از این به بعد زمان ثبت فاکتور فروش، برگشت از خرید و ضایعات برای این کالاهای خاص، می توانید شماره سریال های ثبت شده را استفاده کنید. به عنوان مثال در فاکتور فروش پس از انتخاب نام کالا در ستون شرح روی دکمه # کلیک کرده ، شماره سریال کالا جستجو و از لیست انتخاب کنید. با این کار، این شماره سریال برای فروش های بعدی از لیست حذف خواهد شد.
  
  
  
  برای گزارشی دقیق از وضعیت شماره سریال کالاها، از منو گزارش ها > گزارش کارت حساب کالا، نام کالا را انتخاب کنید سپس از سربرگ شماره سریال، لیست کامل شماره سریال هایی که برای کالا ثبت شده را مشاهده می‌کنید. رنگ سبز به معنای موجود بودن این شماره سریال و رنگ قرمز به معنای عدم موجودی این شماره سریال است. همچنین رنگ مشکی به معنای فروش و یا خروج این شماره سریال از سیستم است.
  
  
  
• ارسال فاکتور آنلاین است:
  حسابفا دارای امکان ارسال فاکتور به‌صورت آنلاین است تا مشتری پس از مشاهده فاکتور تنها با یک کلیک اقدام به پرداخت کند. بنابراین بعد از خرید اعتبار فاکتور آنلاین باید این گزینه را فعال کنید.
  بعد از فعال‌سازی به سایت پی پینگ به آدرس https://www.payping.ir مراجعه کرده و در سایت ثبت‌نام نمایید. پس از ثبت‌نام و تائید اطلاعات هویتی شما در سایت پی پینگ، در حسابفا روی دکمه اتصال به‌حساب پی پینگ کلیک کنید.

تنظیمات > تنظیمات مالی >سربرگ بروز رسانی اطلاعات :
در سربرگ بروز رسانی اطلاعات میتوانید بروز رسانی های موجود در عکس زیر را اجرا کنید البته به شما پیشنهاد می دهیم مواردی که در عکس مشاهده میکنید را در مواقع لازم استفاده و قبل از اجرا با بخش پیشتیبانی مشورت کنید.

تنطیمات > تنظیمات مالی > حساب های پیش فرض:
از این طریق میتوانید حساب های رسیدهای دریافت و پرداخت را انتخاب کنید.

تنظیمات > تنظیمات مالی > سربرگ انبارداری:
اگر میخواهید درصورت کمبود موجودی حواله انبار صادر نشود تیک اجازه ثبت حواله انبار درصورت کمبود موجودی را غیر فعال کنید .

مهلت ویرایش فاکتور:
درصورتیکه دسترسی کاربر به ویرایش فاکتور را محدود کرده اید می‌توانید مدت زمان موقتی را برای ویرایش فاکتور توسط کاربرهای محدوده شده در اینجا ثبت کنید. برای مثال اگر دسترسی کاربر x به صورتی باشد که فاکتور ثبت کند اما تیک ویرایش فاکتور را در صفحه مشخصات کاربر برای آن غیر فعال کرده اید، کاربر x بعد از ثبت هر فاکتور فقط تا مدت زمانی که شما درتنظیمات فاکتور برای مهلت ویرایش مشخص کرده اید می‎تواند ویرایش فاکتور را انجام دهد.

برای یک کالا یا خدمت می‌توانید چندین سطوح قیمت فروش تعریف کنید. برای این کار در پایین لیست قیمت، عنوان سطوح قیمت را تعریف کنید.
اگر از سیستم چند ارزی استفاده می‌کنید، امکان انتخاب واحد پول برای هر عنوان وجود دارد.

نکته

برای ثبت قیمت های فروش کالا دو روش وجود دارد:
روش اول : ثبت دستی سطوح قیمت

از منو کالا وخدمات > لیست کالا و خدمات > کالا را انتخاب و دکمه ویرایش را بزنید. در سربرگ فروش روی آیکون لیست قیمت کلیک و مبالغ مربوط به هر سطح را تعیین کنید.

روش دوم: دریافت اکسل
ابتدا از لیست کالا و خدمات > منو ... > صدور اطلاعات به اکسل را بزنید. در فایل اکسل سطوح مختلف قیمت را برای هر کالا ثبت کنید. پس از ذخیره، فایل را در سیستم بارگذاری کنید.

لیست قیمت ثبت شده در فاکتور فروش قابل انتخاب است.
برای ثبت قیمت های فروش از لیست قیمت در فاکتور روی دکمه قیمت فروش کلیک کنید.

تنظیمات > تنظیمات مالی > سربرگ api:
برای دریافت login token از این مسیر اقدام کنید. Login token برای فراخوانی متد ها در api است که به کمک این امکان دیگر نیازی به تنظیم نام کاربری و کلمه عبور مالک سیستم برای فراخوانی متدهای api نیست .
با منو تنظیمات > جدول تبدیل نرخ ارز در صورت چند ارزی بودن می‌توانید نرخ تبدیل ارزها را مشخص کنید.

تنظیمات > تنظیمات مالی > سربرگ سامانه مودیان:
برای اتصال به سامانه مودیان و ارسال فاکتور در حسابفا دکمه ساخت کلید و CSR را انتخاب کنید. در پنجره باز شده با وارد کردن اطلاعات مورد نیاز (شناسه ملی، نام فارسی، زبان انگلیسی و ایمیل) اقدام به دریافت کدهای لازم کنید.
منو تنظیمات > مدیریت کاربران امکان جستجو و تعریف کاربران جدید همچنین محدوده دسترسی آن‌ها را در اختیار شما قرار می‌دهد.

برای تعریف کاربر جدید، بر روی دکمه کاربر جدید در بالای صفحه کلیک کنید. در پنجره بازشده ایمیل یا شماره تماسی که فرد با آن در سایت حسابفا ثبت نام رایگان را انجام داده وارد کنید. به‌طور پیش‌فرض پنج نوع کاربر با عنوان‌های مدیر، فقط خواندنی، استاندارد، فقط فاکتور و حسابدار با محدوده‌ای از مجوزهای متفاوت تعریف‌شده است. البته هرکدام از موارد دسترسی در قسمت مشاهده و تغییر مجوزها قابلیت ویرایش دارد. در فیلد اتصال به فروشنده لیستی از بازاریابانی که در سیستم تعریف کرده اید را به شما نشان میدهد که با انتخاب بازاریاب این کاربر هر فاکتورفروشی را که ثبت یا ویرایش کند بطور اتومات در هر قسمتی که نیاز است بازاریاب انتخاب شود، بازاریابی که در اتصال به فروشنده مشخص شده ثبت میشود .

با کلیک برروی آیتم مشاهده و تغییر مجوزهای کاربر صفحه مشخصات کاربر برای شما باز میشود که در این صفحه سه سربرگ دسترسی ها ،محدودیت ها و محدودیت زمان دسترسی وجود دارد.

سربرگ دسترسی ها: در این سربرگ میتوانید تیک هر آیتمی که لازم است کاربر به آن دسترسی داشته باشد را بگذارید یا هر موردی که نباید دسترسی داشته باشد را بردارید. قبل از فعال کردن هر آیتم به پیش نیازهای آن دقت بفرمایید . با نگه داشتن مکان نمای موس روی آیتم ها ،پیش نیاز های مرتبط با آن نمایش داده میشود.
سربرگ محدودیت ها: در این سربرگ برای دسترسی های کاربران میتوانید محدودیت اعمال کنید. برای مثال کاربر فقط به فاکتورهایی که خودش ثبت میکند دسترسی داشته باشد یا هر صندوق دار فقط به صندوق مربوط به خودش دسترسی داشته باشد.
سربرگ محدودیت زمان دسترسی: در این سربرگ میتوانید برای کاربران محدودیت ساعتی ، محدودیت روزهای هفته ، محدودیت تاریخی ثبت کنید.
سربرگ پیش فرض: در این قسمت می‌توانید برای یک کاربر؛ بانک، صندوق، تنخواه گردان، انبار و پروژه بصورت پیش فرض تعیین کنید. به این معنا که در هربخش از نرم افزار که نیاز به انتخاب موارد فوق از لیست انتخابی توسط کاربر باشد بصورت پیش فرض موارد انتخابی بالا، مشخص خواهند شد.

از مسیر تنظیمات > تنظیمات چاپ به تنظیمات چاپ اسناد و حواله‌ها دسترسی دارید. تنظیمات هر بخش در سربرگ مربوطه قابل‌ویرایش است.

در صورتی که در هنگام چاپ گزارشات، حروف به درستی نمایش داده نمی‌شود در سربرگ سایر گزینه Complex Script را فعال کنید. برای مثال، ممکن است در چاپ گزارشات به زبان‌های کردی و افغانی، حروف به درستی چاپ نشوند، بنابراین بایستی این گزینه را فعال کنید.

فرم ساز

تنظیمات> فرم ساز
از طریق فرم ساز میتوانید فرم های فاکتور و حواله انبار را در قالب دلخواه خود طراحی یا فرم های پیش فرض نرم افزار را ویرایش کنید.

تنظیمات > تنظیمات مالی>اعلانات
از طریق فرم ساز می‌توانید فرم های فاکتور، حواله انبار، بارکد و سند حسابداری را در قالب دلخواه خود طراحی یا فرم‌های پیش فرض نرم افزار را ویرایش کنید.