تنظیمات بخش‌های گوناگون در نرم افزار حسابداری آنلاین حسابفا

در بخش تنظیمات نرم افزار حسابفا می‌توانید اطلاعات بخش‌های گوناگون کسب و کار خود را تعریف یا ویرایش کنید. گزینه‌های مختلفی در بخش تنظیمات حسابفا وجود دارد که عبارتند از: پروژه‌ها، اطلاعات کسب و کار، تنظیمات مالی، جدول تنظیم نرخ ارز، مدیریت کاربران، تنظیمات چاپ، فرمساز و اعلانات. در ادامه، به هر یک از این گزینه‌ها خواهیم پرداخت.

از بخش پروژه‌ها در تنظیمات نرم افزار، امکان تعریف فعالیت‌های گوناگون در کسب و کار شما در قالب پروژه وجود دارد.

در بخش اطلاعات کسب و کار از منوی تنظیمات، شما می‌توانید اطلاعات مربوط به کسب و کارتان را ویرایش و تکمیل کنید.

در بخش تنظیمات مالی می‌توانید تمامی تنظیمات مالی مربوط به کسب و کارتان را انجام دهید. تنظیمات مالی در 8 سربرگ در اختیار شماست:

اطلاعات مالی، اطلاعات سال مالی، به‌روز رسانی اطلاعات، حساب‌های پیش‌فرض، سایر، API و سامانۀ مودیان. در ادامه، توضیحات لازم دربارۀ هر یک از سربرگ‌ها را خواهید دید.

در این سربرگ می‌توانید تمامی اطلاعات مالی کسب و کار خود را ببینید و تنظیم کنید.

در سربرگ اطلاعات سال مالی می‌توانید بازۀ مالی را ببینید و ویرایش‌های دلخواهتان را انجام دهید. اگر در کسب و کارتان بیشتر از یک دورۀ مالی دارید، فعالسازی ویرایش تراز افتتاحیه و حذف سال مالی جاری نیز ممکن است.

گزینه‌های سربرگ فاکتور در بخش تنظیمات مالی حسابفا را با هم مرور کنیم:
• به‌روز رسانی خودکار قیمت فروش پس از ذخیرۀ فاکتور فروش:
  اگر می‌خواهید قیمت فروش کالاها و خدمات شما پس از ذخیرۀ فروش جدید به‌روز رسانی شود، این گزینه را روی حالت فعال قرار دهید.
• به‌روز رسانی خودکار قیمت خرید پس از ذخیرۀ فاکتور خرید:
  : در صورت فعالسازی این گزینه، قیمت خرید کالاها و خدمات کسب و کار شما بعد از ذخیرۀ فاکتور جدید به‌روز رسانی می‌شود.
• اجازۀ ثبت فاکتور با کمبود موجودی:
  فعال کردن این گزینه به شما کمک می‌کند تا در وضعیت موجود نبودن کالا نیز بتوانید فاکتور فروش یا برگشت از فروش را برای آن کالا به ثبت برسانید.
• اجازۀ نمایش ندادن کالاهای با موجود صفر یا منفی در فاکتور فروش:
  با فعال کردن این گزینه، کالاهای بدون موجودی یا با موجودی منفی در فاکتور فروش نشان داده نمی‌شوند.
• اجازۀ ثبت ردیف تکراری در فاکتور:
  برای اینکه بتوانید یک کالا را در چندین ردیف جداگانۀ فاکتور انتخاب کنید، گزینۀ اجازۀ ثبت ردیف تکراری در فاکتور را فعال سازید.
• جداسازی شمارۀ فاکتورهای موقت و دائم:
  پس از فعالسازی این گزینه، شمارۀ فاکتورها (فاکتورهای دائمی) و پیش‌فاکتورها (فاکتورهای موقت) جداگانه ثبت خواهند شد.
• غیرفعال کردن مالیات در فاکتور:
  با فعال کردن این گزینه، محاسبۀ مالیات در فاکتورهای شما غیرفعال می‌شود.
• اجازۀ ثبت فاکتور در زمان کمبود اعتبار مالی:
  اگر این گزینه را روی «بله» بگذارید و مبلغ فاکتورتان بیشتر از اعتبار مالی به ثبت رسیده برای مشتری باشد، علامت اخطار به شما نمایش داده می‌شود و بعد، فاکتور ذخیره خواهد شد. اما اگر گزینه را روی «خیر» قرار دهید، فاکتور شما ذخیره نمی‌شود.
• نمایش هشدار کمتر بودن قیمت فروش نسبت به قیمت خرید:
  اگر گزینه را «بله» انتخاب کنید و مبلغ فاکتور فروش شما کمتر از بهای تمام شدۀ کالا باشد، سیستم حسابفا پیش از ثبت فاکتور، این پیام هشدار را به شما نمایش می‌دهد: «بهای تمام شدۀ ردیف‌های .... از قیمت ثبت شده در فاکتور فروش بیشتر است. آیا می‌خواهید فاکتور را ذخیره کنید؟»
• نمایش پیام به‌روز رسانی قیمت فروش پس از ثبت فاکتور خرید:
  : با فعالسازی این گزینه، پیامی پس از ثبت فاکتور خرید به شما نشان داده می‌شود که اگر آن را تأیید کنید، به صفحۀ به‌روز رسانی قیمت هدایت خواهید شد.
• نمایش سود در فاکتور:
  پس از قرار دادن این گزینه روی «بله»، سود را با ذخیرۀ هر فاکتور فروش می‌بینید.
• شخص پیش‌فرض:
  با انتخاب شخص در این گزینه، شخص مورد نظر به‌شکل پیش‌فرض مشتری شما در فاکتور فروش به ثبت خواهد رسید.
• فعالسازی شماره سریال: :
  ثبت شماره سریال کالا برای شناسایی بهتر کالاها در کسب و کارتان بسیار سودمند است. در نرم افزار حسابفا شما می‌توانید شماره سریال کالاها را در فاکتورهای خود ثبت و فعال کنید؛ همچنین با این شماره سریال‌ها از وضعیت کالاها باخبر می‌شوید و گزارش‌گیری را انجام می‌دهید.ثبت شماره سریال کالا برای شناسایی بهتر کالاها در کسب و کارتان بسیار سودمند است. در نرم افزار حسابفا شما می‌توانید شماره سریال کالاها را در فاکتورهای خود ثبت و فعال کنید؛ همچنین با این شماره سریال‌ها از وضعیت کالاها باخبر می‌شوید و گزارش‌گیری را انجام می‌دهید.
  برای ثبت شمارۀ سریال کالا، نخست به منوی تنظیمات و سپس تنظیمات مالی بروید و در بخش سربرگ فاکتور، گزینۀ «فعالسازی شماره سریال» را روی «بله» بگذارید. آنگاه مشخص کنید در زمان چاپ فاکتور، شماره سریال در بخش توضیحات یا در ستون شرح آورده شود. در نهایت، گزینۀ ذخیره را بزنید تا تغییرات مورد نظر شما در سیستم به ثبت برسد. همچنین ثبت شماره سریال در تراز افتتاحیه، فاکتور خرید و فاکتور برگشت از فروش نیز ممکن است.
  برای ثبت شماره سریال در تراز افتتاحیه، از منوی حسابداری به تراز افتتاحیه و بعد به آیتم موجودی کالا بروید. پس از انتخاب کالاهای مورد نظر از لیست، روی گزینۀ # کلیک کنید و شماره سریال آن را به ثبت برسانید.
  
  
  

  برای اینکه بتوانید شماره سریال را در فاکتور خرید نیز ثبت کنید، پس از انتخاب کالا در ستون شرح گزینۀ # را بزنید و شماره سریال کالا را به ثبت برسانید. به تعداد شماره سریال‌هایی که ثبت می‌کنید، تعداد کالاها در فاکتور افزایش می‌یابد.

  
  
  

  شماره سریال‌های ثبت شده را می‌توانید در زمان ثبت فاکتور فروش، برگشت از خرید و ضایعات کالاهای به ثبت رسیده به‌کار ببرید. مثلاً پس از انتخاب نام کالا در فاکتور فروش، روی گزینۀ # کلیک کنید و با جستجوی شماره سریال، کالای مورد نظرتان را از لیست به فاکتور وارد سازید. به یاد داشته باشید که این شماره سریال برای فروش‌های بعدی از لیست حذف خواهد شد.

  
  
  

  برای داشتن گزارشی دقیق از وضعیت شماره سریال‌ها، از منوی گزارش‌ها به گزارش کارت حساب کالا بروید و نام کالا را جستجو و انتخاب کنید. لیست کامل شماره سریال‌های ثبت شده برای هر کالا را می‌توانید از سربرگ شماره سریال ببینید. رنگ سبز نشان‌‌دهندۀ موجود بودن شماره سریال و رنگ قرمز به معنی عدم موجودی آن است. اگر رنگ شماره سریال مشکی باشد، یعنی کالا به فروش رفته یا شماره سریال از سیستم خارج شده است.

  
  
  

توضیح دربارۀ گزینۀ «ارسال فاکتور آنلاین فعال است»
در نرم افزار حسابفا فرستادن لینک فاکتور آنلاین ممکن است. همچنین امکان ارسال لینک پرداخت فراهم شده تا پس از فرستادن برای مشتریان، آنها بتوانند فاکتور شما را ببینند و با یک کلیک پرداخت کنند. برای فعال کردن ارسال آنلاین فاکتور، نخست باید در سایت payping.ir ثبت‌نام کنید. اگر درگاه بانکی بر مبنای قوانین سایت به کسب و کار شما ارائه شود، گزینۀ «ارسال فاکتور آنلاین فعال است» را فعال سازید. سپس با نام کاربری و کلمۀ عبوری که در سایت payping.ir ساخته‌اید، می‌توانید درگاه بانکی خود را به حسابفا متصل کنید. بعد از اتصال، باید اعتبار فاکتور آنلاین را از منوی تمدید اشتراک حسابفا بخرید و بعد لینک پرداخت آنلاین را برای مشتریان خود بفرستید. تمامی اسناد مربوط به پرداخت مشتری، خودکار صادر خواهد شد.

در سربرگ به‌روز رسانی اطلاعات نرم افزار حسابفا می‌توانید این دسته از به‌روز رسانی‌ها را انجام دهید: به‌روز رسانی برای مواردی مانند تغییر حساب تراکنش‎ها، اسناد فاکتورها، موجودی کالا، رسید انبار تراز افتتاحیه، رسید و حواله‌های انبار و در نهایت، وضعیت حوالۀ انبار. در تصویر زیر، توضیحات هر یک از آنها را خواهید دید.

البته پیشنهاد ما به شما این است که برای به‌کارگیری هر چه بهتر از ویژگی به‌روز رسانی برای بخش‌های گوناگون، با کارشناسان بخش پشتیبانی حسابفا مشورت کنید.

در سربرگ حساب‌های پیش‌فرض می‌توانید انتخاب پیش‌فرض رسیدهای دریافت و پرداخت از اشخاص، رسید دریافت فاکتور فروش و برگشت از خرید و همچنین رسید پرداخت فاکتور خرید و برگشت از فروش را برای ثبت اسناد حسابداری انجام دهید.

سربرگ سایر در بخش تنظیمات مالی، گزینه‌های مختلفی برای کسب و کار را ارائه می‌دهد که در ادامه توضیحات آنها را خواهید دید.
• اجازۀ ثبت حوالۀ انبار در وضعیت کمبود موجودی:

  اگر می‌خواهید حوالۀ انبار در حالت کمبود موجودی کالا صادر نشود، گزینۀ «اجازۀ ثبت حوالۀ انبار در وضعیت کمبود موجودی» را غیرفعال کنید.

• مهلت ویرایش:

  اگر دسترسی کاربرانی را برای ویرایش محدود ساخته‌اید، این امکان وجود دارد که بازۀ زمانی مشخصی را برای کاربران با دسترسی محدود ثبت کنید تا آنها در بازۀ زمانی موقت، ویرایش‌های لازم را انجام دهند. مثلاً کاربر الف می‌تواند در سیستم حسابفا فاکتورها را ثبت کند اما شما ویرایش فاکتورها را برای این شخص غیرفعال کرده‌اید. حالا به کمک گزینۀ «مهلت ویرایش» می‌توانید مدت زمان محدودی (زمان انتخابی شما در تنظیمات) را پس از ثبت هر فاکتور در اختیار کاربر الف بگذارید تا در این مهلت، ویرایش فاکتور را انجام دهد.

• لیست قیمت:

  برای یک کالا یا خدمات در سیستم حسابفا امکان تعریف چندین سطح قیمت وجود دارد. برای تعریف این سطوح مختلف، نخست سطوح پیش‌فرض قیمت را در پایین لیست قیمت تعریف کنید. اگر از سیستم چند ارزی بهره می‌برید، می‌توانید واحد پول را جداگانه برای هر عنوان تغییر دهید.

  دو روش برای ثبت قیمت‌های فروش کالا در حسابفا وجود دارد:

  ۱- ثبت دستی سطوح قیمت و ۲- دریافت از اکسل.

  در روش اول یا ثبت دستی سطوح قیمت، از منوی کالا و خدمات به لیست کالا و خدمات بروید؛ سپس کالای مورد نظر خود را انتخاب کنید و دکمۀ ویرایش را بزنید. آنگاه در سربرگ فروش و با آیکون لیست قیمت می‌توانید مبالغ هر سطح را وارد سازید.

  
  
  

  در روش دوم، از منوی کالا و خدمات به گزینۀ بیشتر (...) بروید و گزینۀ صدور اطلاعات به اکسل را بزنید. سطوح مختلف قیمت را در فایل اکسل دریافت شده وارد کنید و پس از ذخیره، بارگذاری فایل اکسل در سیستم را انجام دهید.

  
  
  

  لیست قیمت ثبت شده در فاکتور فروش را نیز می‌توانید انتخاب کنید. برای ثبت قیمت‌های فروش از لیست قیمت در فاکتور، گزینۀ قیمت فروش را بزنید.

  
  
  

از این سربرگ می‌توانید API Key و Login Toke را دریافت کنید و با اطلاعات به‌دست آمده، امکان اتصال حسابفا به سایت‌های دیگر امکان‌پذیر خواهد بود.

برای اتصال کسب و کار خود در حسابفا به سامانۀ مودیان و امکان فرستادن فاکتور، گزینۀ ساخت کلید و CSR را در این سربرگ انتخاب کنید. در پنجره‌ای که باز می‌شود، اطلاعات لازم (مانند شناسۀ ملی، نام فارسی، زبان انگلیسی و آدرس ایمیل) را وارد سازید و سپس کدهای مورد نیاز را بگیرید.

اگر برای کسب و کار خود از سیستم چند ارزی بهره می‌گیرید، می‌توانید نرخ ارزها را هنگام صدور سند تسعیر ارز در این سربرگ مشخص کنید.

شما می‌توانید با سربرگ مدیریت کاربران از بخش تنظیمات مالی، جستجو و تعریف کاربران جدید در سیستم حسابفا را انجام دهید. همچنین امکان تعیین محدودۀ دسترسی کاربران به بخش‌های گوناگون نرم افزار نیز وجود دارد.

برای تعریف کاربر جدید، روی گزینۀ «کاربر جدید» در بالای صفحه بزنید. در پنجرۀ باز شده، ایمیل یا شمارۀ تماسی را وارد کنید که شخص در زمان ثبت‌نام رایگان در حسابفا به سیستم داده است. پنج دسته کاربر به‌شکل پیش‌فرض با محدوده‌ای از مجوزهای دسترسی متفاوت در سیستم حسابفا تعریف شده که عبارتند از: مدیر، فقط خواندنی، استاندارد، فقط فاکتور و حسابدار. البته شما می‌توانید ویرایش هر کدام از موارد دسترسی را در بخش مشاهده و تغییر مجوزها انجام دهید.

نرم افزار حسابفا در بخش اتصال به فروشنده، لیستی از بازاریاب‌هایی را به شما نشان می‌دهد که در سیستم تعریف کرده‌اید. هر بازاریاب تعریف شدۀ شما به‌عنوان کاربری در سیستم حضور خواهد داشت که با ثبت یا ویرایش هر فاکتور، به‌شکل خودکار در تمامی بخش‌های مورد نیاز برای انتخاب بازاریاب، شخص بازاریابی خواهد بود که در اتصال به فروشندۀ مشخص شده به ثبت می‌رسد.

زمانی‌ که روی گزینۀ مشاهده و تغییر مجوزهای کاربر کلیک می‌کنید، صفحۀ مشخصات کاربر باز خواهد شد که چهار سربرگ دسترسی‌ها، محدودیت‌ها، محدودیت زمان دسترسی و پیش‌فرض در آن وجود دارد. جزئیات این سربرگ‌ها عبارتند از:

در این سربرگ می‌توانید هر گزینۀ لازم را برای دسترسی کاربر فعال سازید یا برای هر مورد که نیازی به دسترسی کاربر نیست، روی حالت غیرفعال قرار دهید. پیش از فعال کردن هر گزینه، به پیش‌نیازهای آن توجه کنید. برای مشاهدۀ پیش‌نیازهای هر آیتم، مکان‌نمای ماوس (موشواره) را روی هر گزینه نگه دارید.

در این سربرگ، امکان ایجاد محدودیت برای دسترسی‌های کاربران وجود دارد. مثلاً می‌توانید مشخص کنید که یک کاربر، فقط به فاکتورهای ثبت شدۀ خودش یا یک صندوقدار، تنها به صندوق مربوط به خودش دسترسی داشته باشد.

شما در این سربرگ می‌توانید تعیین کنید که کاربران برای دسترسی به بخش‌های گوناگون سیستم، محدودیت ساعتی، محدودیت روزهای هفته یا محدودیت در تاریخ داشته باشند.

در این سربرگ می‌توانید پیش‌فرض‌هایی را برای کاربرهای بانک، صندوق، تنخواه‌گردان، انبار، پروژه، شخص و فروشنده مشخص سازید. یعنی شما برای هر کاربر بانک، صندوق، تنخواه‌گردان، انبار و پروژه‌ای را به‌شکل پیش‌فرض تعریف می‌کنید تا کاربر به همان لیست‌های موجود در این بخش‌های نرم افزار دسترسی داشته باشد.

در صفحۀ تنظیمات چاپ، به 8 سربرگ دسترسی دارید که می‌توانید تنظیمات چاپ را برای هر یک از آنها انجام دهید؛ این هشت سربرگ عبارتند از: سند حسابداری، رسید دریافت، رسید پرداخت، فاکتور فروش، فاکتور موقت، حوالۀ انبار، انبارگردانی و سایر. گزینه‌های مختلف برای تنظیمات چاپ را در تصویر زیر خواهید دید.

با به‌کارگیری ویژگی فرمساز در نرم افزار حسابفا می‌توانید انواع فرم‌های فاکتور، حوالۀ انبار، بارکد، سند حسابداری، رسید دریافت و پرداخت، قرارداد فروش اقساطی، کارت حساب شخص و کالا را به‌شکل دلخواهتان طراحی کنید یا ویرایش‌های مورد نظرتان را در فرم‌های پیش‌فرض نرم افزار انجام دهید.

به کمک اعلانات در بخش تنظیمات حسابفا می‌توانید تنظیماتی را در سیستم وارد کنید تا با هر بار ورود شما به کسب و کارتان در نرم افزار، حسابفا به شما دربارۀ مواردی مانند تاریخ سررسید فاکتورها، چک‌ها، اقساط و حد سفارش کالاها هشدار دهد.